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信息化时代企业档案管理创新影响因素与改进策略

时间:2020-10-29 来源:《延安城市建设投资(集团)有限责任》
作者:庄静

  摘    要: 随着信息化技术的不断发展,各行业领域中计算机技术、数字化技术等先进技术得到广泛应用,其中也极大地影响了企业档案管理工作。目前,电子档案的运用使档案管理工作效率大幅度提升,为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。由于受到传统档案管理模式的影响,档案管理工作仍面临着新形势下工作创新的新要求,为了能够更好地适应企业及社会发展需求,需要对档案管理工作的创新予以重视。本文就信息化时代背景下,档案管理工作现状以及创新的必要性进行分析,并对相应的创新策略进行探讨。

  关键词: 信息时代; 企业档案管理; 创新;

  在信息化时代背景下,网络信息技术在各行业领域中得到广泛应用,在企业档案管理中,档案资料作为重要的信息资源,其利用价值也越来越受到重视,因此需要通过档案管理水平的提高,使档案信息的有效利用率提升,在企业发展中充分发挥其作用,其中企业档案管理工作加强网络信息化建设至关重要,进一步促进档案管理工作的有效创新。

  一、信息化档案管理概述

  通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用,通过两者的不断深度融合,借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工,有利于后期信息资料的开发利用,更好地在企业发展建设中充分发挥作用。因此,在信息时代,传统的档案管理模式需要改革和创新,从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变,使档案管理工作效率有效提高。另外,档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。

  在进行档案基础设施建设中,需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心,对资源平台进行有效构建,使国家与企业之间的联动得以强化,从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立,同时通过分级制以及规范化细则的建设,结合企业自身实际情况,根据国家相关法律法规,对规范标准进行制定。另外,在进行资源管理建设时,需要高效整合档案管理资源,对档案管理中心进行构建,确保档案资源的全面性、有效性和完善性。基于现代科学技术,对档安管理系统软件进行开发建设,强化软件功能,使系统软件的实效性有效提高。

  二、档案管理工作创新必要性分析

  1.网络时代发展的要求

  随着网络信息技术在各行业领域以及人们生活各个层面的广泛渗透,企业的可持续发展对于档案信息的需求越来越高,传统的档案管理模式也无法适应信息时代背景下档案发展需求,因此通过信息网络技术的引入,对档案管理工作进行有效创新势在必行。档案管理资源的数学化、自动化得以实现,进一步使档案管理工作有序开展,有利于档案管理工作的自身价值最大化体现。

  2.档案管理工作的需要

  档案管理工作主要针对企业长期发展过程中所积累的各类宝贵资料和信息,通过有效整理、分类、处理等,为相关使用者提供相应的信息使用服务。企业所保存的资料和信息不断增加,传统的档案管理模式和方式已无法适应海量资源信息的处理,导致相关管理人员工作量加大,管理效果降低的情况。另外,传统的纸质保存方式的弊端日益凸现,不利于查询服务质量的提升,导致档案资料的利用率降低,使档案使用价值丧失。因此,在档案管理工作中,通过资料信息的数字化、电子化,能够有效实现档案资料的共享,并通过计算机对档案资料进行自动分类、处理,使档案管理工作人员的工作量有效减少,档案资料使用者能够借助高效检索技术,利用相关的查阅平台获得有效的资料信息。
 

信息化时代企业档案管理创新影响因素与改进策略
 

  三、档案管理工作现状

  1.档案管理人员专业素质不强

  目前,不少企业对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况,普遍停留在资源保管的层面,缺乏现代化的管理手段和方式,导致各类资料无法在企业发展中充分发挥作用。另外,由于相关管理制度的缺失,导致资料无法及时地收集和保存,造成资料丢失、损坏等情况,使企业遭受一定损失。企业对档案管理工作缺乏重视,也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足,管理人员的专业素质不高,导致资料利用率下降。

  2.缺乏档案信息标准化和规范化

  档案信息的标准化和规范化是档案信息化建设的重要前提。不少企业的档案管理工作只对信息资料进行简单收集、分类和整理,未按照国家相关规定和方法进行统一的档案资料分类、编码、归档及备案,同时也缺乏相应的检索工具,相关使用人员无法有效利用档案资料,导致资料的价值无法发挥。

  档案资料不仅只局限于纸质类型,其还包括了其他材质,如丝帛等档案类型。因此,在档案管理运输过程中,一旦出现管理不当的情况,极容易造成档案资料的损毁,对其使用和开发价值造成不利影响。在传统档案管理工作中,针对信息资源的处理、存储方面较为简单,大多保存方式与纸质档案保存方式相同,但在实际保存过程中,部分材质档案资源对存放环境有着较高的要求,如存放在阳光直射的地方,容易出现氧化等问题,会导致信息资源无法发挥作用。因此,传统档案管理方式需要耗费大量的物力、人力,并且工作效率较低。

  3.重视程度不足

  不少企业中缺乏专门的档案管理部门,即使设置有专门的档案管理部门,其中的档案管理人员大多采用其他部门人员兼任,缺乏档案管理的专业知识和技能,导致在实际档案管理中,管理工作缺乏有序性、规范性。

  4.档案资料利用率不高

  因企业领导及档案管理相关人员对档案管理工作缺乏重视,对档案管理工作的重要性认识度不足,使档案资料的有效利用率不高,同时在档案管理工作中,人员配备以及资金投入力度相比较少,也导致档案管理水平受到影响。

  随着企业的经营发展,档案信息资源不断增加,使工作人员的工作量大幅度提高,需要耗费大量时间进行档案资源的收集、整理和编辑以及归档等。传统的查阅过程也需要耗费大量时间去查找,一旦出现孤本档案纸质损坏的情况,还需要花费时间进行修复,使档案资源的利用率降低。

  四、影响工作创新的因素分析

  1.管理理念落后、服务意识淡薄

  因受传统档案管理模式和方式的影响,不少企业档案管理理念落后,相关人员服务意识薄弱,导致管理工作效率较低,同时在管理工作中缺乏现代化信息技术的运用,档案资料管理工作的有效性、全面性以及安全性不足,档案资料无法有效实现共享,导致档案资料利用价值受到影响,同时档案管理工作人员素质较低也对管理工作创新造成影响。

  2.档案管理体系陈旧

  目前,在不少企业档案管理中,相关的档案管理体系不健全,缺乏统一的管理机制,以及相关管理人员专业技术水平不足,对档案管理信息化建设造成一定阻碍。随着信息技术的发展,档案管理体系和模式创新成为有效保障企业可持续发展的关键,提高档案管理效率和利用率成为亟待解决的问题。

  3.档案管理模式的不完善

  随着信息技术和计算机网络的快速发展,人们获取信息资源的渠道和途径越来越广,信息使用效率提高,而信息查询费用减少。传统的档案管理模式的局限性,导致信息获取难度相对较大,档案信息资源利用价值降低,所以对档案信息资源管理模式予以创新,使档案信息资源实现共享势在必行。但由于不少企业档案管理工作中计算机技术以及信息化技术应用力度不足,缺乏相关管理标准和规范,信息资源开发利用滞后,服务方式灵活性不足等,对档案信息资源的有效开发利用造成阻碍。

  五、档案管理工作的创新策略

  1.提升管理人员服务意识

  在信息化时代背景下,企业档案管理工作应积极转变管理理念,为档案管理工作的创新发展奠定坚实的基础,并在日常管理过程中,通过全新管理理念的运用,进一步促进档案管理工作的数字化、信息化、现代化发展。同时,管理人员应对档案信息化管理加强重视,保持科学发展观,并将其作为工作指导思想,使档案管理工作与信息化技术有效融合。相关管理人员还应加强创新意识,对档案资料开发利用的重要性提高认识,确保管理理念能够更好地适应企业发展的步伐,使管理的时效性提高,使档案资源能够在企业可持续发展中充分发挥价值和作用。

  在档案管理工作中,提高工作人员的服务意识至关重要,其直接影响着档案管理人员的工作态度和工作方式。档案作为企业重大历史事件以及经验总结的重要资料,有着较高的参考和保存价值,能够为企业可持续发展提供重要依据。工作人员具备良好的服务意识和工作态度,能够充分保障档案资料利用价值的有效发挥和长期保存。随着信息化技术的发展,档案管理逐渐朝着数字化、电子化方向发展,通过电子资料的存储、整理,以及档案管理平台的构建,对各信息资源进行有效整合,使网站资源共享得以实现,通过在线档案资料的网络服务,使档案的使用率提高,进一步发挥档案使用价值。

  2.改进管理模式

  在企业档案管理中,应加强先进计算机技术和网络技术的应用,对现代化档案资源管理模式进行构建,使现有档案资源最大化利用得以实现。企业各部门应与档案管理部门加强合作和交流,确保档案资料的全面性、有效性和真实性,并进一步完善档案管理制度。另外,通过网络平台的构建,提高档案信息资源的有效利用率。

  在信息时代为背景下,应对信息化档案管理模式进一步优化,有效促进档案管理工作的有序发展。相关管理人员积极转变观念的同时,需要进一步创新档案管理模式,有效提高档案服务水平和质量。针对传统档案管理模式过于分散,无法对各阶层需求予以有效满足的情况,应加强整合档案资料,形成统一化管理,并按照不同类型、不同部门等进行细分,有效简化管理流程。加强档案管理系统的规范化和科学化,管理人员应对档案管理工作中各项细则予以明确,严格按照相关要求进行规范化处理,信息化档案管理模式和管理系统得以优化和完善。

  加强档案管理工作与现代先进科学技术的有效融合,基于档案管理工作的实际情况,采取循序渐进的原则,使档案管理的信息化建设得到逐步实现转变。对资料库进行构建时,分级化档案管理资料库以及综合性档案管理资料库的有效建设并协调配合,能够使信息化档案管理平台得以有效形成,档案管理水平和工作效率大幅度提升。通过共享化的档案平台的构建,能够实现使各单位部门资源的实时有效共享,使档案管理查询的繁琐性减少,使传统档案查询受到的空间及时间限制得以打破。最后,还需要加强信息化档案管理反馈机制的健全和完善,通过及时反馈档案管理工作中存在的问题,进一步优化档案管理资源配置,使档案资源利用率得以切实提高。

  3.档案人员综合素质提升

  企业档案管理工作人员综合素质提高对于有效保证档案管理服务水平有着重要的影响。首先,需要提高工作人员对档案管理工作重要性的认识,完善档案管理制度,使工作人员的管理观念得以创新,使工作责任心有效提高。其次,企业应定期组织工作人员进行专业技能和管理知识的培训,使其综合素质和专业技能提高,对档案管理工作人员的知识结构进行更新,对计算机技术和信息化技术予以充分了解和掌握,为档案管理的信息化建设奠定坚实的基础。再次,企业需要加强专业人才的引进,使档案管理工作人员的整体素质提高。最后,为了有效调动档案管理人员的工作积极性,应制定相应的激励及奖惩制度,对档案管理工作进行有效规范,使档案管理水平有效提升,资料信息的有效性、全面性和真实性得以有效保证。

  4.强化档案信息化建设

  在企业档案管理中,应加快信息化建设速度,使管理人员劳动强度降低,工作效率提高。在信息时化背景下,档案管理的数字化、信息化是档案工作的必然发展趋势。随着企业的不断发展,资料增加速度越来越快,需要对档案管理模式和方式进行创新。可通过纸质文件扫描等方式,进一步形成电子文件,首先,需要确保档案管理的办公自动化的实现。其次,在档案管理与网络信息技术有效融合,进一步促进信息资源共享的实现。通过信息网络平台的建设,相关使用者能够随时随地实现对所需资料的查询、浏览、访问以及下载,使档案检索利用率有效提高,档案管理服务水平和质量提升。最后,各部门应积极配合,企业加大资金投入力度,对先进的软硬件设备和管理软件进行配置,加强企业内部办公自动化系统的设计与建设,进一步加强档案管理信息化建设,使资料信息的利用价值得以充分发挥。

  六、结束语

  在信息时代背景下,企业应对档案管理工作加强重视,对传统的管理观念予以转变,积极接受现代技术和新的管理理念,使工作人员的理念更新,增强服务意识,对档案管理工作进行改进和创新,在加强新技术应用的同时,加强档案资源管理的规范化管理,不断拓展档案资源,强化档案安全保障体系,促进档案资源的共享,使档案资料使用价值实现最大化。

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